¿Cómo beneficiarse con una herramienta de análisis de gastos?
Llega la hora de preparar el presupuesto 2022 y las áreas de suministro deben trabajar en una estrategia que permita identificar ahorros operativos
Como responsable del suministro es momento que trabajar sobre el presupuesto 2022, unas de las tareas más importantes para conocer la estrategia a seguir y poder identificar los ahorros del año siguiente.
Empecemos por el análisis de gastos, este es considerado como los patrones de gastos de gastos históricos de una organización, en general por commodity o categoría. Este análisis brinda información acerca de los artículos que se adquieren y su valor acumulativo principalmente en dólares, lo que se convierte en la esencia de la planificación y base para identificar las oportunidades de ahorro. Para beneficiarse con una herramienta de análisis de gastos se debe considerar lo siguiente:
1-Desarrollar un árbol de categorías, es decir un sistema de codificación de commodities, un árbol de categorías debe alinearse tanto a las necesidades de suministros de una organización y los mercados de suministros, no necesariamente alinearse con la estructura organizacional. Idealmente, la estructura se vincula con todos los gastos correspondientes a una base de datos de proveedores para que estos puedan identificarse para el abastecimiento a fin de maximizar el aprovechamiento de los proveedores
2-Alinear el gasto con el árbol de categorías: los datos para las herramientas de análisis de datos provendrán de otros sistemas, como cuentas a pagar. La mayor parte de las herramientas de tecnología de análisis de gastos pueden vincular automáticamente el gasto a categorías.
3-Actualizar datos regularmente; la información en una herramienta de análisis general es en tiempo real hoy día. Este proceso puede automatizarse completamente luego de la configuración de los enlaces iniciales y la lógica de la normalización. La frecuencia de las actualizaciones depende del propósito de la información
4-Utilizar dichos datos para el abastecimiento, los datos disponibles en una herramienta de análisis de gastos proporcionan información para priorizar y seleccionar categorías para abastecimiento, como el gasto total para cada categoría y el nivel de proliferación en la base de datos de proveedores.
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