Seguimiento: ¡No sueltes la bola!
Un seguimiento adecuado, deja ver a los demás que tú respetas su tiempo, recursos y la relación que tienen contigo. Tanto en el ambiente laboral como personal.
Por el contrario, si no damos seguimiento, proyectamos una actitud de arrogancia y desconsideración hacia su tiempo y la productividad.
Dar seguimiento es una habilidad esencial para supervisores y gerentes. Permite prevenir y resolver problemas, mantener relaciones fuertes y comunicarnos claramente así como de manera asertiva.
¡No Sueltes la Bola!
¡No Te Escondas!
Suena simple y fácil –nada más se trata de dar seguimiento al trabajo, metas y proyectos, hasta el final–. Si lo haces de verdad y siempre, serás muy exitoso en tu papel gerencial.
No importa tu nivel, ni el tamaño de tu empresa, es un atributo escaso y propio de los gerentes más capaces, únicamente.
Ojo, dar seguimiento realmente efectivo, requiere una revisión de tus habilidades de comunicación y supervisión.
Los gerentes que son flojos para dar seguimiento, inadvertidamente causan toneladas de problemas: proyectos atrasados, actividades del día a día no cumplidas o mal hechas, empleados, pares y superiores que ya no confían en ellos, pérdidas de tiempo y dinero, y finalmente, enfrentarán ellos mismos, el despido y el desempleo.
El no dar seguimiento hasta que los resultados de un proyecto se perfeccionen, o el no dar seguimiento a que las actividades cotidianas no se desvíen de su cauce, se origina en un problema de comunicación. A veces porque la persona que inicia un proyecto o supervisa una actividad, no es la persona que la implementa. Incluso, si el nivel organizacional entre quien lidera y quien implementa, es muy diferente, las instrucciones –según van bajando por la escalera organizacional-, se vuelven imprecisas, confusas, e inútiles para la buena implementación.
Cambio constante de iniciativas causa pérdida de foco
A los gerentes, como todos bien sabemos, se les exige hacer cada vez más, con menos recursos. Y, además, ellos deben navegar entre prioridades organizacionales que se modifican una y otra vez. Y cuando ellos encuentran la ruta para enfrentar su cambiante contexto, con frecuencia cambian la dirección del negocio, afectando a muchos proyectos, iniciativas y actividades que ya están en curso.
Esta situación, que hace que el líder y su equipo gerencial se vean como un grupo de niños, se complica todavía más, cuando las personas tienen egos desmedidos, personalidades agresivas, espíritu inseguro y competitivo además de con poca adaptabilidad al cambio. Igualmente, el escenario se hace más difícil cuando las habilidades gerenciales y de productividad son limitadas en algunos de los participantes, o cuando no existe una claridad de comunicación ni un propósito que una al equipo gerencial.
¿Cómo dar un mejor seguimiento?
No hay una técnica secreta para dar seguimiento y mantenerlo hasta el final. Y requiere energía e involucramiento.
1. En primer lugar, tú debes convertirte en una persona organizada y con planeación.
2. Oblígate a planear, para que no operes permanentemente en “modo de crisis”. Influye en tu equipo de trabajo, en tus pares y superiores para que aprendan y cultiven este hábito.
3. Analiza bien quién tiene que estar involucrado e informado de cada situación. Desarrolla una “intuición gerencial”, para hacer del conocimiento de niveles superiores las cosas necesarias, sin dejar que se compliquen y sin esconderlas.
4. Trata de no ahogar a tus subalternos en trabajo. Hasta donde sea posible, y también apoyado en tu habilidad de planeación, proactividad y negociación, acuerda y administra con sus propios superiores o la casa matriz, los volúmenes de trabajo, y las fechas de entrega.
5. Es crítico que tengas procesos de seguimiento y retroalimentación establecidos: las juntas bien llevadas, minutas, planes de acción, apoyos informáticos como: MS Project, https://www.teamwork.com/
6. Con las herramientas anteriores en su lugar, no seas un “micro-manager”, deja que tu gente trabaje, aporte, obtenga resultados, y se haga responsable de los mismos, junto contigo. Tú acompaña, facilita y reconoce.
7. Acostumbra a tu equipo, cuando te presentan preguntas o problemas, a que tengan una propuesta de solución.
8. No admitas, ni des ejemplo, ante los contratiempos, errores o fallas, que las personas se dediquen a culpar a otros, poner excusas o pretextos y negar hechos y problemas evidentes.
9. Debes ser muy congruente en mostrarte ante el equipo como dueño de tu destino, responsable de tus actos y convencido de que de ti dependen tus resultados. Si ellos así te perciben, aprenderán a vivir de esta manera.
¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?