El Departamento de Comercio Exterior

Sin duda alguna, una de las materias que más sufre actualizaciones con el tiempo es la relacionada al Comercio Exterior, algunas de sus modificaciones pueden surtir efecto al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con un Departamento de Comercio Exterior y las funciones las realiza el área de Compras, Administración o Dirección General y con esto no hago menos a los departamentos antes citados, sin embargo, como diría un refrán, “zapatero a tus zapatos”.

¿Por qué es importante tener un Departamento de Comercio Exterior?

El departamento de Comercio Exterior no sólo es el encargado de contar con la mercancía en tiempo y forma de acuerdo con las necesidades de la empresa en territorio nacional, aunque debe haber una anticipación para no retrasar la operación, algo básico que siempre debe tener en cuenta el Departamento antes de realizar su pedido es acercarse con su Agente Aduanal de confianza para que apoyados de una ficha técnica, catálogo, imágenes, vídeos, muestrarios y/o otros materiales/información que le puedan servir, el Agente Aduanal pueda clasificar la mercancía y observar el mapa de Regulaciones y Restricciones para que el Importador y/o Exportador pueda cumplir con ellas antes incluso de realizar la compra del material para que la inversión que la empresa realice no se vea comprometida por cuestiones técnicas o tratar de mitigarlas por si las reglas del juego cambian de un día a otro poder tener diferentes alternativas desde origen.

Adicional, el departamento deberá ser el encargado de coordinar con el proveedor los tiempos de producción y embalaje para poder buscar un socio comercial (ya sea un Agente Aduanal que cuente la infraestructura necesaria para ofrecer un servicio puerta-puerta, con un Consolidador de Carga (Freight Forwarder) o convenios directamente con una Naviera/Fletista/Aerolínea) que pueda moverle la carga internacionalmente dependiendo las distancias así como de la urgencia de la mercancía por cualquiera de los medios de transporte (aéreo, marítimo y terrestre [auto transporte o ferrocarril]) así como contratar un Agente Aduanal para poder liberar el producto en Aduana en tiempo y forma, coordinar pagos con los actores antes involucrados para que no haya retrasos ni en la liberación del conocimiento de embarque ni en el pago de impuestos al Comercio Exterior y la mercancía cumpla con las regulaciones determinadas por la Ley de Impuestos Generales de Importación y de Exportación.

Adicional, deberá contar con su expediente operativo donde recabe su (s) pago (s) al proveedor o comprobante de transferencia de sus compradores, conocimiento de embarque, factura, lista de empaque, pagos realizados por conceptos como flete internacional, seguros (lo que aplique), documentos que acrediten el cumplimiento de sus regulaciones y restricciones de los productos importados/exportados, pedimento con código de pago, copia de los acuses de valor, comprobante de pago de flete nacional, manifestación de valor y hoja de cálculo (o lo que corresponda de acuerdo al INCOTERM brindado en la negociación) y mantenerlos por cinco años que son los que la Autoridad tiene para realizar una auditoria a las operaciones de Comercio Exterior.

En resumen, ¿Qué hace un buen Departamento de Comercio Exterior? Monitorear constantemente las actualizaciones que lleguen a publicarse en el DOF para hacer una labor preventiva evitando tener retrasos en aduana, mantener en orden un expediente operativo con todos los elementos por si la Autoridad decide llevar a cabo una auditoria y contar con una planeación logística para que el producto se encuentre en tiempo y forma donde debe estar.