Planee contingencias antes de que sucedan

Las épocas de huracanes nos recuerdan cómo los desastres pueden suceder y en un momento afectar a los negocios. Aunque tu negocio no se encuentre en una zona de alto riesgo, aún puede ser vulnerable a otro tipo de desastres naturales o provocados. La salud de tu negocio, de tus empleados y hasta la tuya propia puede estar en riesgo. ¿Qué tan bien preparado estás?
Recuperarse rápido de un desastre requiere tener un plan de contingencia preparado con mucha anticipación. Evalúe las circunstancias, use su sentido común y los recursos disponibles para cuidarse a sí mismo y a sus compañeros de trabajo, para que su empresa se recupere rápido.

Algunos aspectos que debe tener muy en cuenta son:
Manténgase informado: Sepa qué tipos de emergencias podrían afectar a su empresa. Realice una planificación de la continuidad de las operaciones. Haga una evaluación detallada de cómo funciona su empresa, tanto interna como externamente.

Busque el bienestar de sus empleados
Sus empleados y compañeros de trabajo son lo más importante y valioso de su empresa.
Suministros de emergencia: Piense primero en lo básico para la supervivencia: agua potable, comida, aire puro y abrigo.
La decisión de quedarse o irse: Haga planes para ambas posibilidades: quedarse en el lugar o marcharse.
Seguridad contra incendios: Los incendios representan el tipo de desastre más común en todos los negocios.
Emergencias médicas: Tome las medidas necesarias para responder eficientemente ante las emergencias médicas.
Influenza pandémica: El gobierno federal, los estados, las comunidades y la industria están tomando medidas para prepararse y responder a una pandemia de influenza.

Para elaborar el plan, debe tenerse en cuenta todo tipo de riesgos potenciales. La probabilidad de que un riesgo específico impacte al negocio es difícil de determinar, por eso es importante considerar muchos riesgos, peligros así como la factibilidad de que ocurran.
Esto se hace mediante un análisis de riesgos, que identifica los peligros, vulnerabilidades e impactos potenciales, así como las oportunidades para prevenirlos. También identifica los esenarios a considerar para el plan de emergencia.
Por otra parte, mediante un análisis de impacto al negocio se identifican los procesos críticos o sensibles al tiempo, los impactos operacionales y financieros resultantes de la interrupción de dichos procesos, con lo cual se recopila información sobre recursos requeridos para soportarlos.
En seguida debe desarrollar estrategias de prevención y mitigación de riesgos, comenzando por aquellos que son más probables y los que pueden causar mayores heridas, daños a la propiedad, interrupción de operaciones o impacto ambiental.

Resumiendo, presento aquí 10 pasos para elaborar su Plan de Respuesta a Emergencias:
Revise los objetivos del programa. Qué debe lograrse y en cuánto tiempo.
Revise los escenarios identificados durante el análisis de riesgos.
Asegure la disponibilidad y capacidad de recursos para estabilizar el incidente incluyendo gente, sistemas y equipos disponibles tanto en el negocio como en fuentes externas.
Hable con los servicios públicos de emergencias para determinar su tiempo de respuesta hasta tu empresa.
Determine si hay regulaciones aplicables a la planeación de emergencias en tu empresa y agrégalas al plan.
Desarrolle acciones para salvaguardar vidas (evacuación, refugio, cierre).
Desarrolle procedimientos de emergencia para riesgos específicos usando la información del fabricante o las guías que puede encontrar en www.ready.gov
Coordine una planeación ante imprevistos con los servicios públicos de emergencia para estabilizar incidentes que involucren los riesgos en tus instalaciones.

Entrene al personal para que puedan desempeñar sus roles y responsabilidades.
Programa simulacros para practicar el plan.
Le recomiendo aprovechar los recursos disponibles, como la página www.ready.gov (www.listo.gov en español), esto le ahorrará no sólo dinero y tiempo al elaborar su plan, sino al recuperar la normalidad luego de una crisis. Asegúrese de estar preparado, pues mucho depende de usted.